Nová funkce Shromáždění vlastníků

Doposud byla jedna z cest, jak naplánovat shromáždění vlastníků v SVJ Aplikaci, přes zadání termínu do kalendáře událostí, vytvoření složky a nahrání podkladů v dokumentech. Abychom práci se shromážděním co nejvíce zjednodušili a usnadnili jeho plánování, vytvořili jsme samostatnou sekci pro plánování shromáždění vlastníků, ve které budete mít shromáždění přehledně zorganizované a naplánované. Mimo jiné budete mít evidenci nejen nově plánovaných shromáždění, ale také všech předešlých.

Základní přehled shromáždění vlastníků

Neobávejte se žádné novinky, ve které byste se měli složitě orientovat. Celá sekce se shromážděním je ve stejném stylu a na principu stejného fungování, jako i jiné sekce v SVJ Aplikaci. Rychle se zorientujete a uvidíte, že naplánovat shromáždění je jednoduché.

Jakmile v SVJ Aplikaci přejdete do sekce se shromážděním, zobrazí se přehled všech shromáždění, které již proběhly. Ty které jsou v přípravě a ty, které jsou aktuálně naplánované. Celý přehled můžete filtrovat podle roků a podle aktuálního stavu shromáždění: Vše, Koncepty, Naplánované a Ukončené.

Příprava a koncepty shromáždění

Vytvoření shromáždění

Jakmile kliknete na tlačítko Vytvořit shromáždění, v pravém horním rohu přehledu shromáždění, zobrazí se postranní část, kde celé shromáždění pohodlně naplánujete a zadáte veškeré potřebné informace včetně podkladů.

V první části Informace ke shromáždění, vyplňte název, jeho termín konání a adresu místa, kde se bude konat.

Ve druhé části vyplníte jeho popis, například pozvánku, včetně programu a dalších doplňujících informací. Abyste označili důležité části obsahu, tak jsem do textového editoru přidali možnost barevného označení textu.

Ve třetí a poslední části vytvoření shromáždění vyberete přílohy, které chcete přiložit. Následně máte možnost celé shromáždění publikovat a zveřejnit, nebo uložit jako koncept.

Koncept shromáždění

Pokud zatím nemáte připravené všechny podklady a informace ke shromáždění, i tak ho můžete začít připravovat v SVJ Aplikaci. Připravované shromáždění můžete ukládat jako koncept, takže si v klidu jeho přípravu rozvrhnete podle potřeby a postupně doplňujete nebo upravujete informace, dokud nebude příprava kompletní.

Vytvořte nové shromáždění a uložte ho jako koncept. Takto uložené shromáždění není viditelné všem členům společenství, ale vidí ho pouze členové výboru, kteří ho mohou koncept upravovat.

Detail shromáždění

V detailu shromáždění naleznete všechny podklady informace. Od termínu a místa konání, přes informace ke shromáždění, přílohy, až po předběžnou účast*.

*Předběžnou účast vidí pouze členové výboru a řadovým členům není zobrazena. Více v sekci Předběžná účast.

Základní informace

Zde jsou uvedeny všechny základní informace jako jsou název shromáždění, začátek a konec jeho konání a adresa konání.

Popis shromáždění

Do popisu shromáždění můžete uvést například podrobnou pozvánku s popisem, programem, seznamem příloh a dalšími potřebnými informacemi.

Přílohy

Ke každému shromáždění můžete přikládat přílohy. Přiložíte tak jednoduše plán oprav, rozpočet, pozvánku na shromáždění, program a také dokumenty, jako například vzor plné moci nebo prezenční listinu. Vkládat přílohy můžete buď z již nahraných v dokumentech nebo nové přílohy z vašeho počítače. Přílohy jsou následně rozděleny do kategorií „Z dokumentů” a „Nahrané přílohy”.

Stejně jako u všech ostatních částí SVJ Aplikace jsou i ve shromáždění přílohy zobrazeny buď pouze členům výboru nebo všem členům společenství. Jako výbor si tak můžete ke shromáždění přiložit třeba poznámky, které jsou určeny pouze členům výboru.

Moje účast na shromáždění

Tato část souvisí také s předběžnou účastí členů. Jakmile je shromáždění publikováno veřejně, může každý člen vyplnit svou účast. Může zvolit, zda bude či nebude přítomen a případně může zvolit, že bude zastoupen oprávněnou osobou na základě plné moci.

Předběžná účast členů

V této části je zobrazena výše zmíněná předběžná účast členů společenství na shromáždění vlastníků. Vidí ji pouze členové výboru, kteří zároveň mohou upravovat účast jednotlivých členů. Díky této funkci bude výbor dopředu informován o účasti členů a případně tak zjistí, zda bude shromáždění usnášeníschopné.

Informační e-maily

Jakmile se shromáždění vlastníků naplánuje a zveřejní, jsou automaticky všichni členové společenství informováni e-mailem o jeho vytvoření. Stejně tak jsou všichni členové informováni o jeho ukončení. Můžete například počkat, než zkompletujete zápis ze shromáždění, přiložit ho mezi přílohy a následně uzavřít.

S vytvořením se zároveň automaticky shromáždění vytvoří i v kalendáři událostí.

Dostupnost aktualizace

Aktualizace byla automaticky nainstalována všem společenstvím, které již SVJ Aplikaci využívají. Není nutné aktualizaci vyžádat nebo vyhledávat. Stejně tak byla aktualizace nainstalována i v demu SVJ Aplikace.